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Comment organiser l'assemblée générale de votre association ?

L’assemblée générale est l’organe souverain de votre association. A défaut de précisions dans vos statuts ou votre règlement intérieur, elle dispose de tous les pouvoirs qui ne sont pas attribués à un autre organe (conseil d’administration ou bureau).



COMPOSITION


En principe, chaque adhérent de l'association peut participer aux assemblées générales.


Par exception, il est possible d’en exclure certain si cela est prévu par les statuts :

  • Les adhérents qui n’ont pas payé leur cotisation pour l'année en cours ;

  • Les adhérents qui font l’objet d’une sanction disciplinaire.



ATTRIBUTIONS



→ L’assemblée générale ordinaire (habituellement) :



  • Prend, par principe, toutes les décisions qui ne relèvent pas des attributions d’un autre organe prévues par les statuts ou le règlement intérieur ;

  • Approuve la gestion et les comptes de l’exercice écoulé dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice ;

  • Nomme les membres du conseil d’administration au scrutin secret et pour une durée limitée.



→ L’assemblée générale extraordinaire :



  • Modifie toutes les dispositions statutaires ;

  • Décide de la fusion, scission ou dissolution de l'association ;

  • Décide de la liquidation des biens de l'association (si rien n'a été prévu par les statuts sur ce point).



CONVOCATION



→ Organe compétent pour convoquer :


Celui déterminé par les statuts. Il s’agit généralement du conseil d’administration ou du bureau.

Attention, dans un soucis de fonctionnement démocratique de l'association, vous pouvez aussi prévoir les conditions de convocation de l'assemblée générale à l’initiative d’un certain nombre de vos membres.



→ Périodicité et délai de convocation :


  • Périodicité : au moins une fois par an.

  • Délai : le délai est fixé par les statuts, il est généralement de 15 jours à compter du lendemain de la date d’envoi de la convocation. Mais rien n’empêche de prévoir un délai plus court tant que celui est raisonnable et qu’il laisse le temps aux membres de prendre connaissance de l’ordre du jour et des documents qui y sont joints pour préparer au mieux l’assemblée.



→ Forme de convocation :

  • Convocation collective par un avis de réunion publié dans le bulletin de votre association (s’il en existe un), dans la presse ou dans un journal d’annonces légales ;


  • Convocation individuelle :

- Lettre simple ou recommandée (l’envoi peut être coûteux si vous avez beaucoup de membres) ;

- Emails : assurez-vous que tous vos membres ont la capacité de recevoir des emails.



→ Contenu de la convocation :

  • L’organe qui a pris l’initiative ;

  • La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ;


  • L’ordre du jour (liste des sujets qui appellent à une délibération après vote) :

- Fixé en principe par l’auteur de la convocation mais possibilité de prévoir dans les statuts l’inscription de sujets supplémentaires par d’autres personnes ;

- Tous les sujets inscrits doivent être traités ;

- Un sujet qui n’est pas inscrit ne pourra pas être traité ;

- Ce n’est pas obligatoire mais il est conseillé de mettre à disposition des membres les principaux documents qui seront examinés pendant l’assemblée générale (nouvelle version des statuts, bilan et compte de résultat, …).



DÉROULEMENT



→ Feuille de présence et mandat éventuel :


Les membres doivent signer une feuille de présence et indiquer le nombre de voix dont ils disposent en leur nom personnel et en qualité de représentant d’un autre membre absent qui lui a confié un mandat.



→ Quorum :


  • Il s’agit du pourcentage de membres devant être présents ou représentés pour que l’assemblée générale puisse délibérer ;

  • Il est librement fixé par les statuts ;

  • Peut être différent selon qu’il s’agisse d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire ;

  • Possibilité de prévoir statutairement que si le quorum n’est pas atteint l’assemblée pourra délibérer après un certain délai sur le même ordre du jour.



→ Débats :


  • Menés par le président de séance (le plus souvent le président du club) ;

  • Chaque membre doit pouvoir s’exprimer sur chacun des sujets fixés à l’ordre du jour ;

  • Chaque sujet est ensuite soumis au vote.



→ Vote :


  • Chaque membre dispose d’une voix ;

  • Les statuts doivent déterminer s’il doit se faire personnellement, par correspondance ou email, par désignation d’un mandataire ;

  • Mode de scrutin : à main levée (plus rapide) ou à scrutin secret à la demande d’un nombre de membres définis par les statuts. Mais le scrutin secret peut être rendu obligatoire pour la désignation des membres du conseil d’administration ;

  • Règle de majorité : en principe il s’agit d’une majorité simple, mais les statuts peuvent prévoir une majorité plus élevée (notamment pour les modifications statutaires).



→ Procès-verbal et publicité :


  • Le PV est facultatif mais sa rédaction est fortement recommandée pour prouver les délibérations qui ont été votées ;

  • Il doit être communiqué à tout membre qui en fait la demande ;


  • Il doit obligatoirement être publié à la préfecture pour être opposable aux tiers lorsque :

- Des modifications statutaires ont eu lieu ;

- Le Nom et l’adresse du siège social ont été modifiés ;

- Les organes d’administration et de direction ont été modifiés.



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